“一目瞭然のスプレッドシートで、営業の動きが変わった。”

■ 導入企業様：有限会社ミネハタプリント
■ ホームページ：https://minehata.com/
■ ご担当者様【松尾 優輝様】
■ 本社所在地
（大阪）〒541-0054 大阪市中央区南本町2丁目6-5 ファースト船場ビル3F
■ 事業内容
ヨーロッパ製転写紙の輸入販売および転写プリント加工。
スポーツ・ユニフォーム・アパレル分野を中心に、転写プリントの企画・製作・加工を幅広く対応。

bridge山本（以下山本）：まずは御社の事業について教えてください。

(有)ミネハタプリント 松尾様（以下松尾）：
ミネハタプリントでは、ヨーロッパからの転写紙の輸入販売、そして転写プリント加工をメインに行っています。
いわば“転写プリントの何でも屋”です。

導入前の課題：“時間が取れず営業活動に支障”

山本：業務改善のご相談をいただいた当初、どのような課題がありましたか？

松尾：弊社はヨーロッパから転写紙を輸入していて、現在約300柄を在庫しています。強みは、在庫していることにより、小ロット、短納期でお客様にプリントを提供できることです。

山本：ではお客さんはプリントのロットを気にせずに作りたい数量を作ることが出来ますね。現在は多品種小ロット生産が主流ですし、時代に合った商品販売が強みとなっているんですね

松尾：以前でしたら1柄で10反来ていたオーダーが、現在では10柄で1反ずつ来ることもあります。オーダーとしては同じ量なのですが、それに対しての業務にかかる時間は同じではありません。それによって各営業の営業活動に割ける時間が以前より少なくなっていたのが悩みの種でした。

山本：特に困っていたポイントは？

松尾：その業務の部分はミスが許されない仕事なので、神経を使います。
　　　30分かかっていたものが、クオリティを落とさず15分になれば…それだけで大きな助けになります。

導入のきっかけと決め手：“展示会での出会いと安心感”

山本：弊社のサービスを導入しようと思われた理由は？

松尾：展示会（2024年12月17.18日 SIMEx展示会）でお話ししたのがきっかけです。
　　　そのタイミングで、ちょうど社内でも困っていた課題が浮き彫りになっていたんです。

山本：他社ではなく、当社を選んでくださった理由は？

松尾：山本さんのお人柄ですね。頼みやすいし、連絡もしやすい。
　　　そして、アフターケアがしっかりしていそうだと思えたので、安心してお願いできました。

導入プロセスとサポート：“通常業務と並行しながらもスムーズ”

山本：導入のプロセスはいかがでしたか？

松尾：特にやりづらさはなかったですね。ただ、通常業務と並行して進めるのは正直大変でした。
　　　でも、「どんなことができるのか楽しみ」の気持ちの方が大きかったです。

導入後の変化：“精神的な余裕と作業スピードが向上”

山本：実際に導入して、どのような変化がありましたか？

松尾：1枚のスプレッドシートで完結できるようになったことです。
　　　見たい情報が一目瞭然になって、精神的にも楽になりました。

山本：社内での評判は？

松尾：今はまだ私一人の運用ですが、今後は、社内での利用も広がっていくと思います。

今後への期待：“他業務・他社への展開を視野に”

山本：今後、この仕組みをどう活用していきたいですか？

松尾：今回の仕組みをベースに、他の業務にも活用を広げていきたいですね。他社でも使える仕組みとして、今後の展開を期待しています。

■ 最後に

山本：これから導入を検討されている方へ、一言お願いします。

松尾：山本さんに任せておけば安心です！

業務の中で「こうだったらもっとラクなのに」と思う瞬間があれば、それが改善の入り口かもしれません。

業界の現場を知る視点と、実務に寄り添う設計で、御社にフィットしたサポートを提供いたします。

ミネハタプリント様のように、“一目でわかる”仕組みづくりをはじめませんか？

■　会議の頻度と時間を見直し ：
　　　・毎月2回、2時間行っていた会議を、1回、2時間に集約。
　　　 ・必要な報告事項をGoogleドキュメントで事前共有し、会議中に加筆修正する仕組みを導入。

■　資料作成と議事録作成の効率化 ：
　　　 ・Googleドキュメントで資料を共同編集し、作成時間を15分に短縮。

　   ・会議中にその場で議事録を作成し、会議終了時点で完了。これにより、議事録作成時間が1時間×2回から30分×1回に削減。

■　データ入力と確認作業の簡略化：

  ・営業の数字をGoogleスプレッドシートでリアルタイム共有。
  　自動計算式を設定することで、入力時間を1.5時間×2回から45分×1回に削減。

  ・上司のチェックもスプレッドシート内でコメントを活用し、効率的に行えるように改善。

■　ファイルの検索性向上：

  ・Googleカレンダーに会議リンクと議事録を紐づけ、探す手間を1分以内に解決。

■　年間約150時間の削減：
  　　　会議準備や議事録作成、データ入力にかかる時間が大幅に短縮。 

■　会議の時間厳守：
　　　  毎回予定していた2時間以内で終了し、社員全体の生産性が向上。 

■　情報共有の透明性向上：
  　　　「資料がどこにあるか迷わない」「誰でも最新情報にアクセスできる」といった声が多数寄せられる。 

Excelと基幹システムを使用して情報共有を行っていた繊維商社にて勤めていた際の話です。
日々、次のような課題に悩まされていました。

☑　メールでのExcelファイルのやりとり：どのファイルが最新かを探す作業に追われ、毎回確認作業に時間がかかる。

☑　検索性の低さ：必要な情報がすぐに見つからず、過去のデータを探すのに時間を取られる。 

■　スプレッドシートでのリアルタイム編集：
　　　メールでのやりとりを廃止し、全員が同じスプレッドシートをリアルタイムで編集可能にしました。
　　　これにより、最新情報を確認する手間がなくなり、編集内容の同期漏れも解消。

■　Google Driveでのファイル管理：
　　　ファイルを一元管理することで、「どこにある？」と探す手間が不要に。
　　　フォルダ構成も見直し、情報の検索性が大幅に向上しました。 

■　Google Chatでのチーム連絡：
　　　メールのやりとりをGoogle Chatに切り替え、迅速なコミュニケーションを実現。
　　　必要な会話履歴やリンクも簡単に共有できるようにしました。  

■　1日20分以上の時間を削減：メール確認やファイル探しの時間を削減し、作業効率が向上。

■　年間約80時間の無駄作業を削減：その分を企画や新たな取り組みに活用できるように。

■　社員からのポジティブなフィードバック：
　　　「ファイル探しにイライラしなくなった」「チーム全体の動きがスムーズになった」といった声をいただきました。

ある繊維企業のお客さまのお話です。
その方の会社では営業数名が個人商店のような動きをしており、発注書や受注の管理は各々が行っていました。
そのため幾つかの悩みを抱えていました。

☑　営業個人で各々が数字を管理：個人が独自で作成したExcelや紙で記録するため共有ができない

☑　引継ぎ業務が煩雑：各人が個別のフォーマットで情報管理しているため、引継ぎが煩雑になり、スムーズに引継ぎができない。 

☑　検索性の低さ：必要な情報がすぐに見つからず、過去の単価などデータを探すのに時間を取られる。

☑　データ管理ができない：統一フォーマットはなく、必要な入力がされていないため会議や提出書類の度に、全員が時間とエネルギーを消耗する。

■　統一フォーマットを作成：
　　　各々が作成したフォーマットを廃止し、社内で共通のフォーマットに移行。
　　　関数を使用し、入力すれば管理者のシートに数字が自動で集計されるようになった。
　　　分析も容易になり、会議資料の作成を大幅に削減しました。

■　Google Drive ＆Google Siteで情報共有：
　　　Google Siteを活用してGoogle Drive内のファイルもすぐに見つけられるように社内専用のポータルサイトを作成。
　　　ファイルを一元管理することで、「どこにある？」と探す手間が不要に。
　　　フォルダ構成も見直し、情報の検索性が大幅に向上しました。 

■　権限機能を活用して営業個人と会社共有の情報を分けて運営：
　　　社内で情報を共有することが企業運営には健全ではありますが、繊維業界の営業は数字や受注を社内で競っていることも多々あり、
　　　すべてを社内共有することに抵抗がある人が少なくありません。
　　　Googleでは各資料に権限を振り分けることが出来ます。自分のアカウントしか見れないもの、社内で共有するものを分けて運営。
　　　※ただし、退職時など情報漏洩や引継ぎ不可になる恐れもあるため、有料のアカウントを使用して管理者が管理することが望ましいです。

■　1日20分以上の時間を削減：メール確認やファイル探しの時間を削減し、作業効率が向上。

■　年間約30時間の無駄作業を削減：日々の受注記録を統一したことで会議資料の作成が不要に。

■　社員からのポジティブなフィードバック：
　　　　会社と営業ごとに自他境界を区別して情報を安心して管理することができた。
　　　　引継ぎする際も資料や情報が見やすくスムーズに行えた。