紙の手書き・Excelの手入力から卒業！
中小企業こそ無料のスプレッドシートで業務改善を

2025年2月17日　更新

目次

「毎日、大量の紙に埋もれて仕事をしている…」
「Excelでの管理が限界。もっと効率的な方法はないのかな…」
「ITに詳しい社員がいないから、DXなんて無理…」

中小企業の経営者や担当者の方は、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

もしそうなら、ぜひこの記事を読んでみてください。実は、中小企業だからこそ、スプレッドシートを活用した業務改善が効果的なのです。

本記事では、スプレッドシートが中小企業の課題を解決できる理由や具体的な活用方法、成功事例をご紹介します。スプレッドシートをうまく使いこなせば、業務の効率化が実現し、コスト削減や生産性向上につながるでしょう。

それでは、さっそくスプレッドシートの活用法について詳しくみていきましょう。

なぜ中小企業こそスプレッドシートなのか？

スプレッドシートを活用することで、中小企業が抱える課題を解決できます。

まず中小企業に多い課題として、以下のような点が挙げられます。

• 人材不足：ITに詳しい人材がいない

• コスト：高額なITツールを導入する予算がない

• 知識不足：何から業務改善を始めればいいかわからない

• 変化への抵抗：新しいことを学ぶ時間や心の余裕がない

スプレッドシートは、これらの課題を解決するための有効なツールです。

• 低コスト：Google Workspaceの一部として利用でき、追加コストを抑えられる

• 導入が容易：Excelと似た操作性で、ITに詳しくない社員でも簡単に使える

• 情報共有が簡単：クラウド上でリアルタイムに情報を共有でき、業務のスピードアップが可能

• カスタマイズ可能：自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる

このように、スプレッドシートは手軽に導入でき、業務の効率化に貢献します。

スプレッドシートで何ができるのか？

スプレッドシートは、さまざまな業務に活用できます。例えば、次のような使い方があります。

• 顧客管理：顧客情報を一覧化し、データを一元管理

• 商品管理：商品の在庫状況や詳細情報を可視化

• 進捗管理：加工や生産の進捗状況をリアルタイムで把握

• 売上管理：売上データを集計し、グラフ化して分析

• 発注管理：発注書の作成や管理を自動化し、業務の手間を削減

• 工程管理：各工程の進捗を見える化し、納期遅延を防止

• 設備管理：設備点検のスケジュールや履歴を管理し、メンテナンスを効率化

• マニュアル作成：社内マニュアルをクラウド上で一元管理し、必要なときにすぐ参照可能

これらの業務をスプレッドシートで管理すれば、手作業の負担が減り、データの一元管理が可能になります。

Excelとスプレッドシートって何が違うの？

そう思っている方も多いのではないでしょうか？

実は、**スプレッドシートは「簡単で手軽」、Excelは「細かい設定ができる」**という特徴があります。
どちらが自社に合っているか分からない方のために、比較表を作成しました。ぜひ参考にしてみてください。

スプレッドシート業務改善事例

実際にスプレッドシートを活用して業務改善を成功させた企業の事例をご紹介します。

繊維プリント加工・販売業の事例

• 課題：発注書の手入力、FAX・メール・電話での納期確認

• 解決策：スプレッドシートで発注書を管理し、納期を一元管理

• 効果：入力作業、メール送信、PDF発行、納期確認の時間を削減

  • 導入前：400～1000時間

  • 導入後：140～600時間

繊維商社（A社）の事例

• 課題：Excelと基幹システムの併用、メールでのファイル共有

• 解決策：スプレッドシートでリアルタイム編集、Google Driveでのファイル管理

• 効果：1日20分以上の時間削減、年間約80時間の無駄作業削減

製造業（B社）の事例

• 課題：書類やデータ管理が煩雑、情報共有のタイムラグ

• 解決策：Google Workspaceで情報共有を効率化

• 効果：年間120時間削減

このように、業種を問わずスプレッドシートを活用することで、業務の効率化やコスト削減が実現できます。

業務改善のステップ

スプレッドシートを導入して業務改善を進めるためのステップをご紹介します。

1. 現状の把握：業務フローを可視化し、課題を明確にする

2. 課題の特定：時間や手間がかかっている部分、非効率な箇所を洗い出す

3. 目標設定：改善後の理想的な状態を具体的にイメージする

4. スプレッドシートの導入：業務に合わせてスプレッドシートをカスタマイズ

5. 効果測定：導入前後の数値を比較し、効果を検証

6. 継続的な改善：効果測定の結果をもとに、さらなる改善を重ねる

これらのステップを実施することで、着実に業務改善を進めることができます。

まとめ

本記事では、中小企業がスプレッドシートを活用するメリットや具体的な活用方法、成功事例をお伝えしました。

スプレッドシートを導入することで、業務の効率化、コスト削減、情報共有の円滑化が可能になります。特に、中小企業にとっては、低コストで手軽に導入できる点が大きなメリットです。

もし「自社でも導入できるか知りたい」「もっと詳しく活用方法を学びたい」とお考えなら、**「bridge」**にぜひご相談ください。あなたの会社の課題を一緒に解決し、働きやすい環境づくりをサポートします。