☑ DX？うちには関係ないよ。
Embedded Files
☑ AIを使える人なんていない。
☑ AIで何ができるの？自分の仕事のどの部分に活用できるの？
☑ 生産性を上げたいけど、何から始めればいいかわからない。
そう感じている中小企業の経営者さまやスタッフさまへ。
特に、手作業が多く、手入力が多く時間がかかっている。
情報共有やデータ管理の非効率に悩んでいる繊維業界の企業さまに向けて、
デジタルツールを活用した新しい働き方や生産性を向上させる考え方をご提案します。
業務改善を行ってきた経験から、以下のようなサポートを提供します。
■ 書類の手入力の時間を削減：AppSheetやGoogle Workspaceを活用することで、煩雑な手作業を効率化し、ミスのリスクを低減します。
■ データの有効活用：過去の膨大な情報を検索可能なデータとして蓄積し、これまで見えなかった傾向やパターンを把握できるようになります。
■ 業務の見える化：情報共有のスピードを上げ、プロジェクトの進捗や業務状況を誰でも簡単に確認可能に。
■ 安心して使えるサポート：初めてのデジタルツールの導入や活用方法を、初心者でもわかりやすく丁寧にサポートします。
■ 寄り添って並走します：初めてのデジタルツールや新たな業務への変更は社内に定着するか不安…あなたの職場環境に定着するまで並走します。
「デジタルツールを使うのは難しそう」と思っていた方でも、スムーズに取り入れられる環境をご用意します。
下記のステップで、サポートを進めていきます。
ステップ① 初期診断
☑ 業務フローの可視化と現状分析
☑ 問題点の抽出（非効率的な業務や情報の重複など）
ステップ② 改善提案
☑ 最適なITツール（Google Workspace、AppSheet、ChatGPT）の提案
☑ 業務プロセスの見直しとタスク自動化の提案
☑ 共有フォーマット（スプレッドシートやテンプレート）の提供
ステップ③ 実行支援
☑ ITツール導入の実践支援
☑ 改善プロジェクトの進行サポート
ステップ④ アフターフォロー
☑ 導入後1～3か月の無料フォロー
☑ 継続的な運用支援（年間契約オプション）
事例① 会議効率化と業務時間の大幅削減
月に2回、2時間の会議を行う部署では、以下のような問題が発生していました。
☑ 会議準備に時間がかかる ：資料作成に1時間×2回。
☑ 議事録の作成と管理が非効率 ：作成に1時間×2回、さらにどこに保存されているか探す作業に15分×5回。
☑ 営業データの入力と確認に時間を浪費 ：営業担当が手入力したデータの確認と上司チェックに合わせて3時間以上が必要。
☑ 会議時間の延長：毎回予定時間を30分以上オーバーする状態。
サポート内容
上記の問題を解決するために、Google Workspaceを導入。Googleカレンダー、ドキュメント、スプレッドシートを活用し、
以下のような改善を行いました。
■ 会議の頻度と時間を見直し ：
・毎月2回、2時間行っていた会議を、1回、2時間に集約。
・必要な報告事項をGoogleドキュメントで事前共有し、会議中に加筆修正する仕組みを導入。
■ 資料作成と議事録作成の効率化 ：
・Googleドキュメントで資料を共同編集し、作成時間を15分に短縮。
・会議中にその場で議事録を作成し、会議終了時点で完了。これにより、議事録作成時間が1時間×2回から30分×1回に削減。
■ データ入力と確認作業の簡略化：
・営業の数字をGoogleスプレッドシートでリアルタイム共有。
自動計算式を設定することで、入力時間を1.5時間×2回から45分×1回に削減。
・上司のチェックもスプレッドシート内でコメントを活用し、効率的に行えるように改善。
■ ファイルの検索性向上：
・Googleカレンダーに会議リンクと議事録を紐づけ、探す手間を1分以内に解決。
結果
■ 年間約150時間の削減：
会議準備や議事録作成、データ入力にかかる時間が大幅に短縮。
■ 会議の時間厳守：
毎回予定していた2時間以内で終了し、社員全体の生産性が向上。
■ 情報共有の透明性向上：
「資料がどこにあるか迷わない」「誰でも最新情報にアクセスできる」といった声が多数寄せられる。
事例② 情報共有の効率化による業務改善
Excelと基幹システムを使用して情報共有を行っていた繊維商社にて勤めていた際の話です。
日々、次のような課題に悩まされていました。
☑ メールでのExcelファイルのやりとり：どのファイルが最新かを探す作業に追われ、毎回確認作業に時間がかかる。
☑ 検索性の低さ：必要な情報がすぐに見つからず、過去のデータを探すのに時間を取られる。
サポート内容
Google Workspaceを提案し、以下の改善をサポートしました。
■ スプレッドシートでのリアルタイム編集：
メールでのやりとりを廃止し、全員が同じスプレッドシートをリアルタイムで編集可能にしました。
これにより、最新情報を確認する手間がなくなり、編集内容の同期漏れも解消。
■ Google Driveでのファイル管理：
ファイルを一元管理することで、「どこにある？」と探す手間が不要に。
フォルダ構成も見直し、情報の検索性が大幅に向上しました。
■ Google Chatでのチーム連絡：
メールのやりとりをGoogle Chatに切り替え、迅速なコミュニケーションを実現。
必要な会話履歴やリンクも簡単に共有できるようにしました。
結果
■ 1日20分以上の時間を削減：メール確認やファイル探しの時間を削減し、作業効率が向上。
■ 年間約80時間の無駄作業を削減：その分を企画や新たな取り組みに活用できるように。
■ 社員からのポジティブなフィードバック：
「ファイル探しにイライラしなくなった」「チーム全体の動きがスムーズになった」といった声をいただきました。
事例③ 社内情報を整理しフォーマットを統一。シンプルにスムーズに業務改善
ある繊維企業のお客さまのお話です。
その方の会社では営業数名が個人商店のような動きをしており、発注書や受注の管理は各々が行っていました。
そのため幾つかの悩みを抱えていました。
☑ 営業個人で各々が数字を管理：個人が独自で作成したExcelや紙で記録するため共有ができない
☑ 引継ぎ業務が煩雑：各人が個別のフォーマットで情報管理しているため、引継ぎが煩雑になり、スムーズに引継ぎができない。
☑ 検索性の低さ：必要な情報がすぐに見つからず、過去の単価などデータを探すのに時間を取られる。
☑ データ管理ができない：統一フォーマットはなく、必要な入力がされていないため会議や提出書類の度に、全員が時間とエネルギーを消耗する。
サポート内容
Google Workspaceのいくつかのツールを提案し、以下の改善をサポートしました。
■ 統一フォーマットを作成：
各々が作成したフォーマットを廃止し、社内で共通のフォーマットに移行。
関数を使用し、入力すれば管理者のシートに数字が自動で集計されるようになった。
分析も容易になり、会議資料の作成を大幅に削減しました。
■ Google Drive ＆Google Siteで情報共有：
Google Siteを活用してGoogle Drive内のファイルもすぐに見つけられるように社内専用のポータルサイトを作成。
ファイルを一元管理することで、「どこにある？」と探す手間が不要に。
フォルダ構成も見直し、情報の検索性が大幅に向上しました。
■ 権限機能を活用して営業個人と会社共有の情報を分けて運営：
社内で情報を共有することが企業運営には健全ではありますが、繊維業界の営業は数字や受注を社内で競っていることも多々あり、
すべてを社内共有することに抵抗がある人が少なくありません。
Googleでは各資料に権限を振り分けることが出来ます。自分のアカウントしか見れないもの、社内で共有するものを分けて運営。
※ただし、退職時など情報漏洩や引継ぎ不可になる恐れもあるため、有料のアカウントを使用して管理者が管理することが望ましいです。
結果
■ 1日20分以上の時間を削減：メール確認やファイル探しの時間を削減し、作業効率が向上。
■ 年間約30時間の無駄作業を削減：日々の受注記録を統一したことで会議資料の作成が不要に。
■ 社員からのポジティブなフィードバック：
会社と営業ごとに自他境界を区別して情報を安心して管理することができた。
引継ぎする際も資料や情報が見やすくスムーズに行えた。
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